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Pagos
Todas las reservas realizadas antes de la Cumbre de Gas y GNL de las Américas (en adelante, la “Cumbre”) deben ser pagadas en su totalidad para garantizar el registro. Una vez recibido el pago, se enviará una confirmación por correo electrónico junto con la factura correspondiente. Si el pago no se realiza al momento de la reserva, el registro tendrá carácter provisional. Las reservas realizadas con menos de dos semanas de antelación a la fecha de la conferencia solo podrán pagarse mediante tarjeta de crédito.
Sustituciones y Cancelaciones
Los delegados podrán designar a otra persona de su organización para asistir, hasta 24 horas antes del inicio de la Cumbre, sin costo adicional. Si no es posible realizar la sustitución, se aplicarán los siguientes cargos por cancelación:
- Se retendrá el 25% del valor si la cancelación se realiza por escrito con 5 semanas de antelación al evento.
- Se retendrá el 100% del valor si la cancelación se realiza con menos de 5 semanas de antelación al evento.
Todas las sustituciones y cancelaciones deberán ser enviadas por escrito al correo electrónico: operations@americasgas.com
Requisitos de Acceso
Los delegados deberán informar cualquier requerimiento especial de acceso al momento de realizar el registro.
La información de registro será enviada a los delegados inscritos por correo electrónico al menos siete días antes del evento. Cualquier delegado que no reciba esta información deberá contactarnos a través de americas@gep-events.com o delegates@americasgas.com
Modificaciones al Programa – Cancelación o Aplazamiento de la Cumbre
Global Event Partners Ltd se reserva el derecho de realizar modificaciones al programa, la ubicación y el cronograma de la Cumbre. En el improbable caso de cancelación del evento, se realizará un reembolso total. La responsabilidad se limitará al monto pagado por el participante.
Si por cualquier motivo fuera necesario aplazar la Cumbre o modificar sus fechas, los organizadores no serán responsables por gastos, daños o pérdidas incurridas por el participante. En caso de reprogramación o aplazamiento, la reserva entre el participante y los organizadores se mantendrá vigente y sujeta a la política de cancelación anteriormente descrita.
Ponentes
Las opiniones expresadas por los ponentes durante la Cumbre son de su exclusiva responsabilidad. GEP no asume responsabilidad alguna por los consejos, opiniones o comentarios emitidos durante la conferencia ni por los materiales proporcionados a los asistentes.
Fotografía y Grabación
Con fines promocionales, durante el congreso podrá haber un fotógrafo y videógrafo profesional. Los delegados que no deseen ser fotografiados o grabados deberán notificarlo previamente a los organizadores enviando un correo a: media@americasgas.com
Protección de Datos
Al enviar sus datos de registro, los participantes aceptan que GEP pueda contactarlos en relación con sus servicios. Aquellos que no deseen recibir dichas comunicaciones deberán enviar un correo a: media@americasgas.com
Los datos de contacto de los participantes registrados serán incluidos en la lista de asistentes, la cual será compartida con empresas patrocinadoras y con todos los asistentes para facilitar el networking y las reuniones. Quienes no deseen ser incluidos en esta lista deberán indicarlo al momento de registrarse.
Sitios Web y Enlaces
La Cumbre y los sitios web asociados de GEP pueden incluir enlaces a otros sitios web (en adelante, los “Otros Sitios Web”) y herramientas de networking proporcionadas para la conveniencia de los usuarios. El contenido de dichos sitios es gestionado por sus respectivos propietarios, y GEP no asume responsabilidad por el mismo. Asimismo, no se asume responsabilidad por el contenido de cualquier sitio web que enlace a los Otros Sitios Web.
Seguro
Es responsabilidad del delegado contratar la cobertura de seguro adecuada en relación con su participación en la conferencia. GEP no será responsable por pérdidas, responsabilidades o daños a la propiedad personal.
Términos y Condiciones para Ponentes
GEP podrá utilizar el nombre del ponente y sus materiales de presentación para promover la asistencia de delegados a la conferencia.
GEP podrá grabar en audio y/o video la sesión del ponente, y dicha grabación podrá ser reproducida y comercializada como parte del material general del evento. Esto permite a los delegados adquirir copias de presentaciones a las que no hayan podido asistir.
GEP podrá reproducir copias de la presentación del ponente (por ejemplo, diapositivas de PowerPoint o materiales de apoyo), en formato físico y/o digital, las cuales podrán ser distribuidas como parte del material del evento durante la conferencia y posteriormente.
Los ponentes que no deseen otorgar su consentimiento para los términos anteriores deberán enviar un correo a: speakers@americasgas.com antes del inicio de la conferencia.
Si tiene alguna pregunta sobre estos Términos y Condiciones, por favor contáctenos.
Los Expositores / Patrocinadores (término que incluye al solicitante y a cualquier coexpositor) estarán sujetos a las condiciones, normas y reglamentos establecidos en este acuerdo. Cualquier modificación deberá realizarse por escrito y estar firmada por un representante autorizado de Global Event Partners Limited, parte del Grupo GEP (en adelante, “GEP”), quien tendrá plena autoridad para interpretar, establecer o modificar dichas normas, siempre que tales modificaciones no reduzcan los derechos del Expositor / Patrocinador bajo este contrato ni incrementen las responsabilidades de sus Patrocinadores, Agentes o Empleados.
El pago deberá realizarse al recibir la factura. Si un Expositor / Patrocinador desea cancelar su participación, deberá hacerlo por escrito a GEP, quien confirmará la recepción en un plazo de 7 días. En caso de cancelación, se aplicarán las siguientes penalizaciones:
- Si la cancelación se realiza con al menos 3 meses de antelación a la cumbre, deberá pagarse el 50% del monto total.
- Si la cancelación se realiza con menos de 3 meses de antelación a la cumbre, deberá pagarse el 100% del monto total.
Ningún Expositor / Patrocinador podrá participar en la exhibición si no ha realizado previamente el pago total de las tarifas acordadas.
Los Expositores / Patrocinadores deberán cumplir con todas las normativas de construcción aplicables, así como con todas las reglas y regulaciones establecidas.
Los derechos del Expositor / Patrocinador no podrán ser transferidos a otra empresa o persona, ni podrá ceder o subarrendar total o parcialmente el espacio contratado. Asimismo, no se garantiza la asignación de un espacio específico, aunque se tendrán en cuenta sus preferencias al momento de la distribución.
El Expositor / Patrocinador no deberá obstruir la visibilidad de exhibiciones adyacentes ni operar de manera que resulte inconveniente para otros participantes. La iluminación deberá disponerse de forma que no cause molestias a stands cercanos. El uso de dispositivos de sonido (como radios, reproductores u otros) que resulten perturbadores, a criterio del comité de exhibición, estará prohibido.
Los organizadores se reservan el derecho de ajustar el tamaño o la ubicación de cualquier stand en beneficio del desarrollo general del evento.
El Expositor / Patrocinador no podrá realizar rifas, donaciones u otras acciones promocionales que requieran la presencia de asistentes en un lugar y horario específico sin aprobación previa de Naturgas. Toda actividad promocional no convencional deberá ser aprobada.
Los horarios de acceso y permanencia serán definidos exclusivamente por el Comité de Exhibición. El ingreso se realizará mediante entrada o credencial, las cuales serán personales e intransferibles.
Ningún Expositor / Patrocinador podrá retirar su exhibición antes de la finalización oficial del evento, y deberá contar con un representante autorizado presente durante todo el periodo de exhibición, así como durante el montaje y desmontaje.
El Comité de Exhibición, los Patrocinadores, GEP, sus empleados o agentes no serán responsables por pérdidas, robos, daños por incendio o lesiones de cualquier tipo a personas o bienes. Se dispondrá de personal de seguridad, sin embargo, no se garantiza la prevención de pérdidas. Se recomienda a los Expositores / Patrocinadores contratar seguros adecuados para sus equipos, materiales y efectos personales.
El editor del catálogo, el Comité de Exhibición, los Patrocinadores, GEP, sus agentes o empleados no serán responsables por errores u omisiones en el material proporcionado por el anunciante o Expositor / Patrocinador. La firma de la solicitud y su recepción por parte de GEP constituye evidencia concluyente del compromiso del solicitante de pagar la totalidad de las tarifas correspondientes. La solicitud no podrá ser cancelada. Asimismo, el solicitante reconoce que GEP ha incurrido en gastos derivados de dicha solicitud, por lo que no está obligado a realizar reembolsos y tendrá derecho a reclamar cualquier saldo pendiente.
El solicitante deberá informar a GEP el nombre de cada coexpositor. El solicitante actuará como agente de estos, quienes también estarán sujetos a estas normas. En caso de incumplimiento por parte de un coexpositor, el solicitante será responsable de cualquier pérdida, obligación o costo incurrido por GEP.
El Comité de Exhibición, los Patrocinadores, GEP, sus agentes o empleados no serán responsables por pérdidas, daños o retrasos derivados de situaciones como guerra, disturbios civiles, huelgas, regulaciones gubernamentales, actividades militares u otras circunstancias que imposibiliten la realización del evento en la fecha y lugar previstos. El Comité se reserva el derecho de reprogramar el evento en otra fecha o sede. Asimismo, GEP no será responsable por conflictos o interpretaciones con el país anfitrión, patrocinadores u otras entidades que puedan afectar a los Expositores / Patrocinadores. Estos renuncian expresamente a cualquier reclamación por daños o compensaciones. Todos los pagos realizados a GEP permanecerán como propiedad de GEP.
El Comité de Exhibición no es responsable de asistir a los Expositores / Patrocinadores en la obtención de pasaportes o visas para ingresar al país donde se llevará a cabo el evento. La imposibilidad de obtener dichos documentos no será motivo válido para la cancelación del contrato, y no se realizarán reembolsos bajo ninguna circunstancia. No obstante, el Expositor / Patrocinador podrá sustituir su participación por otra empresa o persona que cumpla con los requisitos de entrada al país, siendo esta sustitución responsabilidad exclusiva del contratante.